Vnitřní oznamovací systém

KOMFI spol. s r. o., Dvořákova 1001, 56301 Lanškroun

Naše společnost přijímá oznámení podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění (dále jen „Zákon“). Níže naleznete všechny oznamovací kanály spolu s popisem, jak oznámení podat.

Příslušná osoba

Všechna oznámení řeší příslušná osoba, kterou je manažer kvality, Ing. Jiří Mareš, tel.: 465 352 741, 725 694 504, e-mail: oznamovatel@komfi.cz

Uvedené kontaktní údaje slouží i pro účely podání oznámení, hovory ale nejsou nahrávány. Kontakty slouží i pro možnost sjednání schůzky za účelem podání osobního oznámení. Kromě příslušné osoby nemá nikdo jiný k oznámení přístup.

Způsoby oznamování

Oznámení můžete učinit:

1. Písemně – prostřednictvím e-mailové adresy (schránky): oznamovatel@komfi.cz
2. Ústně – na výše uvedených kontaktech
3. Osobně – nejpozději do 14 dnů po domluvě s příslušnou osobou

O výsledku posouzení bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od podání oznámení.

Podrobnosti stanoví vnitřní směrnice pro vyřizování oznámení, která je součástí systémové dokumentace společnosti.

Jak správně podat oznámení

• Vždy uvádějte pravdivé informace.
• Buďte co nejvíce konkrétní – podrobně popište situaci a osoby, kterých se to týká a napište co nejvíce detailů. Rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob a výsledek prošetření oznámení.
• Při získávání důkazů dokládajících oznamované skutečnosti byste se neměli dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu.
• Pokud je to potřeba, nahrajte i přílohy.

V době oznámení byste vzhledem k okolnostem a informacím měli mít dostatečné důvody se domnívat, že Vámi oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou pravdivé. Nelze oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé, takové jednání může být sankcionováno.

Ochrana osobních údajů

Veškeré informace o ochraně Vašich osobních údajů naleznete v záložce „Zásady ochrany osobních údajů“.

Vyloučení

Vyloučili jsme přijímání oznámení od osoby, která pro naši společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h), nebo i) zákona.

Na anonymně podaná oznámení se zákon nevztahuje a společnost se jimi nebude zabývat.

Externí oznamovací kanál

Oznámení je možné podat také Ministerstvu spravedlnosti, a to písemně, ústně nebo osobně a na https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Zásady ochrany osobních údajů

Správce:

KOMFI spol. s r.o.

se sídlem Dvořákova 1001, 563 01 Lanškroun

IČO 46504508

(dále jen „Společnost“)

Právní základ pro zpracování

• Splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1, písm. c) GDPR), která se na správce vztahuje, tj. zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění a související právní předpisy (dále jen „Právní předpisy“)
• Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů (č. 6 odst. 1, písm. f) GDPR) v případech šetření oznámení, na které se Právní předpisy nevztahují

Účel zpracování

Účelem zpracování je šetření, resp. Vyřízení podaných oznámení ohledně možného páchání trestné činnosti, resp. Dodržování právních a vnitřních předpisů a plnění právních povinností ze strany Společnosti v souladu s Vnitřní směrnicí společnosti upravující řešení oznámení. Dále pro statistické účely v anonymizované podobě nebo k ochraně práv Společnosti a třetích osob jako jsou externí spolupracovníci, obchodní partneři apod.

Kategorie zpracovávaných údajů

Ze strany příslušné osoby dochází ke zpracování následujících údajů:

• datum přijetí oznámení
• jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa,
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek,
• případné související skutečnosti.

Příjemci osobních údajů

Příjemcem osobních údajů oznamovatele je určená příslušná osoba, která přijímá jednotlivá oznámení, eviduje je, posuzuje jejich důvodnost, prošetřuje je atd. Některé údaje (s výjimkou identifikace oznamovatele) mohou být zpřístupněny také oprávněným zaměstnancům Společnosti (důsledně poučeným, a to na základě uvážení příslušné osoby, případně s Vaším předchozím souhlasem. Do evidence a k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením má však přístup pouze příslušná osoba.

Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny: soudu, státnímu zástupci, policejnímu orgánu, Národnímu bezpečnostnímu úřadu a zpravodajské službě, Finančnímu úřadu a Finančnímu ředitelství, Úřadu pro ochranu osobních údajů, jiným subjektům na základě zákonné povinnosti.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje používáme a uchováme pouze po dobu nezbytně nutnou, kterou nám ukládají právní předpisy, nebo jsou potřebné k ochraně našich práv.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a vést evidenci údajů o přijatých oznámeních po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.

Práva subjektu údajů

Oznamovatel má následující práva:

• Právo přístupu k osobním údajům
• Právo na opravu či výmaz
• Právo na omezení zpracování
• Právo na přenositelnost údajů
• Právo vznést námitku
• Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnujíce i profilování
• Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud byl udělen)
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů.

Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele mohou být některá práva omezena.

Oznamovatel může svoje práva uplatnit písemně, telefonicky či emailem na uvedených kontaktních údajích příslušné osoby.